Giấy tờ chính thức ở Nhật hầu hết chỉ có tiếng Nhật, và bản dịch chính thức thường là tiếng Anh. Vì vậy mỗi mục dưới đây đều giữ nguyên từ tiếng Nhật và cách đọc để bạn đối chiếu với giấy tờ thật, kèm từ tiếng Anh dùng trong tài liệu song ngữ. Phần giải thích bằng tiếng Việt chỉ nhằm giúp bạn hiểu; khi làm thủ tục hãy căn cứ vào tài liệu chính thức.
→ Tài liệu đa ngôn ngữ của Cơ quan Hưu trí Nhật Bản
→ Hello Work (Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi)
→ Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú
Mục lục
① Tư cách lưu trú và visa
Tư cách cần có để người nước ngoài ở lại và hoạt động tại Nhật Bản. Có nhiều loại: đi làm, du học, lưu trú theo gia đình…
EN: Status of Residence
Giấy tờ tùy thân cấp cho người lưu trú trung–dài hạn (trên 3 tháng). Bắt buộc khi làm thủ tục ở Hello Work và khi xin việc. Phải luôn mang theo người.
EN: Residence Card
Tư cách lưu trú lập năm 2019, cho phép làm việc trong 16 lĩnh vực như nông nghiệp, nhà hàng, xây dựng. Loại 1 tối đa 5 năm; loại 2 không giới hạn số lần gia hạn.
EN: Specified Skilled Worker
Chế độ mới thay thế Thực tập kỹ năng, hướng tới đào tạo và giữ chân nhân lực. Khác với Thực tập kỹ năng, chế độ này cho phép chuyển việc trong cùng ngành với một số điều kiện.
EN: Nurturing Employment
Tư cách lưu trú không giới hạn thời gian và không hạn chế ngành nghề. Lưu ý: người có vĩnh trú không được nhận trợ cấp một lần (Dattai Ichijikin).
EN: Permanent Residence
Giấy do Cục Quản lý xuất nhập cảnh cấp, xác nhận công việc mới có nằm trong phạm vi tư cách lưu trú hiện tại hay không. Không bắt buộc nhưng nên xin khi chuyển việc.
EN: Certificate of Authorized Employment
② Bảo hiểm việc làm và trợ cấp thất nghiệp
Bảo hiểm nhà nước chi trả trợ cấp khi thất nghiệp. Người nước ngoài cũng thuộc diện tham gia nếu làm từ 20 giờ/tuần trở lên và dự kiến làm từ 31 ngày trở lên.
EN: Employment Insurance
Khoản tiền chính của bảo hiểm việc làm, trả trong thời gian tìm việc. Mức tiền và số ngày nhận thay đổi theo lương trước khi nghỉ, tuổi và lý do nghỉ việc.
EN: Basic Allowance (Unemployment Benefit)
Giấy tờ công ty phát hành sau khi bạn nghỉ, bắt buộc phải có để xin trợ cấp thất nghiệp ở Hello Work. Thường được gửi trong khoảng 10 ngày sau khi nghỉ; nếu chưa nhận, hãy liên hệ công ty.
EN: Certificate of Separation (離職票-1 / 離職票-2)
Khoảng thời gian chưa được nhận trợ cấp khi tự ý nghỉ việc. Từ tháng 4 năm 2025 đã rút ngắn còn 1 tháng. Nghỉ do phía công ty thì không có thời gian này.
EN: Benefit Restriction Period
7 ngày đầu sau khi đăng ký tìm việc tại Hello Work, áp dụng cho tất cả mọi người và không được nhận trợ cấp trong thời gian này.
EN: Waiting Period
Ngày bạn phải đến Hello Work để khai báo tình hình tìm việc, khoảng 4 tuần một lần. Vắng mặt thì lần chi trả đó bị hoãn, nên tuyệt đối không được quên.
EN: Certification Day
Khoản tiền nhận một lần khi tìm được việc mới sớm, bằng 60–70% số ngày trợ cấp còn lại. Tìm được việc càng sớm thì nhận càng nhiều.
EN: Re-employment Allowance
Khoản tiền từ bảo hiểm y tế khi bạn nghỉ làm từ 4 ngày trở lên vì bệnh hoặc chấn thương ngoài công việc. Khoảng 2/3 lương, tối đa 1 năm 6 tháng.
EN: Injury and Illness Allowance
Chế độ hoàn lại một phần học phí khi bạn tham gia khóa học được Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi chỉ định. Tùy loại khóa học, mức hoàn lại có thể tới 70%.
EN: Educational Training Benefit
④ Thuế
Thủ tục tự khai và nộp thuế thu nhập, thường làm từ 16/2 đến 15/3 cho thu nhập năm trước. Người nghỉ việc giữa năm thường được hoàn thuế khi khai.
EN: Tax Return Filing
Giấy do công ty cấp, ghi thu nhập cả năm và số thuế đã khấu trừ. Cần khi khai thuế và khi vào công ty mới. Hãy chắc chắn nhận được khi nghỉ việc.
EN: Withholding Tax Statement (Gensen-choshuhyo)
Thủ tục công ty làm thay vào khoảng tháng 12 để tính lại thuế thu nhập cả năm. Nếu nghỉ việc giữa năm và chưa vào công ty mới, bạn phải tự khai thuế.
EN: Year-end Tax Adjustment
Thuế địa phương tính trên thu nhập của năm trước. Vì tính theo thu nhập năm trước nên sau khi nghỉ việc, dù thu nhập giảm bạn vẫn phải nộp — hãy chuẩn bị trước.
EN: Residence Tax (Inhabitant Tax)
Thuế nhà nước đánh trên thu nhập cả năm. Trợ cấp một lần (phần Hưu trí Phúc lợi) bị khấu trừ 20,42% thuế thu nhập ngay khi chi trả.
EN: Income Tax
Phân loại theo thuế. Có địa chỉ tại Nhật từ 1 năm trở lên là người cư trú. Sau khi về nước bạn thành người không cư trú, nên cần người quản lý thuế (Nozei Kanrinin) để khai thuế thay.
EN: Resident / Non-resident (for tax purposes)
⑤ Nghỉ việc và chuyển việc
Trường hợp tự mình xin nghỉ. Có thời gian hạn chế chi trả (1 tháng) và số ngày nhận trợ cấp ít hơn so với nghỉ do phía công ty.
EN: Voluntary Resignation
Trường hợp bị sa thải, cắt giảm nhân sự, hoặc hết hạn hợp đồng do công ty. Không có thời gian hạn chế chi trả, số ngày nhận trợ cấp nhiều hơn, và được giảm bảo hiểm y tế quốc dân.
EN: Involuntary Dismissal / Company-initiated Separation
Khoản tiền công ty trả khi bạn nghỉ. Không phải công ty nào cũng có — hãy kiểm tra nội quy lao động. Có khoản khấu trừ thuế riêng nên mức thuế thường nhẹ.
EN: Retirement Allowance / Severance Pay
Người nghỉ việc do phía công ty (sa thải, phá sản…). Không có thời gian hạn chế chi trả, số ngày nhận trợ cấp nhiều hơn, và được giảm tới 70% bảo hiểm y tế quốc dân.
EN: Specified Benefit Recipient
⑥ Thủ tục và giấy tờ
Cơ quan giới thiệu việc làm của nhà nước. Nơi làm thủ tục nhận trợ cấp thất nghiệp. Nhiều nơi có thông dịch viên hoặc hỗ trợ đa ngôn ngữ.
EN: Hello Work (Public Employment Security Office)
Mã số 12 chữ số cấp cho mọi người có đăng ký cư trú tại Nhật, kể cả người nước ngoài. Cần dùng khi làm thủ tục ở Hello Work, khai thuế và các thủ tục hành chính khác.
EN: My Number (Individual Number)
Giấy do thành phố/quận cấp, chứng minh địa chỉ của bạn. Khi rời Nhật, bạn nộp giấy báo chuyển đi để xóa đăng ký — ngày này là mốc bắt đầu tính hạn 2 năm của trợ cấp một lần.
EN: Certificate of Residence Registration
Thủ tục bắt buộc phải khai báo với Cục Quản lý xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày kể từ khi nghỉ việc hoặc vào công ty mới. Quên khai có thể ảnh hưởng đến việc gia hạn tư cách lưu trú.
EN: Notification of Change of Affiliated Organization
Văn bản ghi rõ điều kiện làm việc: lương, giờ làm, nội dung công việc. Hãy giữ lại bản của mình — cần khi làm thủ tục ở Hello Work hoặc khi có tranh chấp.
EN: Employment Contract
Thẻ dùng khi khám chữa bệnh, chỉ trả 30% chi phí. Khi nghỉ việc phải trả lại cho công ty, và làm thủ tục bảo hiểm y tế mới ngay để tránh khoảng trống không có bảo hiểm.
EN: Health Insurance Card
Tổ chức được Cục Quản lý xuất nhập cảnh chứng nhận, thay công ty tiếp nhận hỗ trợ đời sống cho người có tư cách Kỹ năng đặc định số 1. Có thể tư vấn về đời sống và công việc.
EN: Registered Support Organization
Sắp về nước? Hãy tính thử tiền nenkin được nhận lại
Nhập mức lương chuẩn bình quân và số tháng tham gia để xem số tiền trước thuế, phần thuế 20,42% bị khấu trừ và số tiền thực nhận.
Mở công cụ tính →
③ Bảo hiểm xã hội và hưu trí
Tên gọi chung cho bảo hiểm y tế và hưu trí phúc lợi. Người làm ở công ty đủ điều kiện thì bắt buộc tham gia, không phân biệt quốc tịch.
EN: Social Insurance
Chế độ hưu trí dành cho người làm công ăn lương. Phí bảo hiểm 18,3%, công ty và người lao động chia đôi. Đây là phần được tính vào trợ cấp một lần khi bạn về nước.
EN: Employees' Pension Insurance
Chế độ hưu trí cho người từ 20 đến 59 tuổi sống tại Nhật, áp dụng cho lao động tự do, du học sinh, người không đi làm công ty. Người nước ngoài cũng thuộc diện tham gia.
EN: National Pension
Chế độ hoàn lại một phần tiền hưu trí đã đóng cho người nước ngoài rời Nhật. Phải nộp đơn trong vòng 2 năm sau khi xuất cảnh. Tối đa 60 tháng (từ tháng 4/2021). Phần Hưu trí Phúc lợi bị khấu trừ 20,42% thuế và có thể xin hoàn.
EN: Lump-sum Withdrawal Payment
Bảo hiểm y tế do thành phố/quận quản lý, dành cho người không tham gia bảo hiểm xã hội ở công ty. Sau khi nghỉ việc, bạn phải làm thủ tục tham gia trong vòng 14 ngày.
EN: National Health Insurance (NHI)
Chế độ cho phép tiếp tục dùng bảo hiểm y tế của công ty cũ tối đa 2 năm sau khi nghỉ. Phải làm thủ tục trong vòng 20 ngày. Tiền đóng là toàn phần, nhưng đôi khi vẫn rẻ hơn bảo hiểm y tế quốc dân.
EN: Voluntary Continuation of Health Insurance
Hiệp định giữa Nhật Bản và 24 nước. Phần lớn cho phép cộng dồn thời gian tham gia của hai nước, nhưng với Anh, Hàn Quốc, Trung Quốc và Ý thì chỉ tránh đóng hai lần, KHÔNG có cộng dồn. Việt Nam chưa ký hiệp định.
EN: Social Security Agreement